Eindeloze stroom met e-mails
In timemanagement trainingen is het meest gewaardeerde onderdeel Zero inbox = hoe ga je om met de eindeloze stroom met mails. Het lijkt er op dat hoe groter de organisatie hoe meer mails mensen ontvangen. Aantallen van meer dan zestig mails per dag zijn niet vreemd. Dan is het ook niet zo vreemd dat het verwerken van mail een dagtaak is.
Pong
Als ik in online coaching meekijk met wat voor mails mensen ontvangen lijkt het sterk op het spelletje Pong. Tijdens het mailen moet je er voor zorgen dat het balletje (de laatste mail) niet in jouw mailbox belandt. Het resultaat is dat iedereen druk bezig is om de hele dag mailtjes terug te kaatsten. Niet zelden zijn dit mailtjes van één regel met een reactie die er voor zorgt dat de ander weer aan zet is.
Veel communicatie zonder resultaat
De effectiviteit van mail pong is ver te zoeken. Het kost veel tijd om simpele zaken te regelen. Daarnaast heeft iedereen het idee dat hij constant alert moet zijn door de mailbox te checken of er geen ‘dringende’ zaken tussen zitten. Met een paar simpele aanpassingen zou het resultaat van mailwisselingen veel effectiever zijn.
Mail Pong voorkomen
- Stop met het versturen van mailtjes van één regel om iemand iets te vragen. Daarvoor zijn betere oplossingen zoals chat apps. Of schrijf dingen tijdelijk op een één op één lijst die je regelmatig bespreekt.
- Breng het aantal momenten dat je mail verwerkt terug naar bv twee tot drie keer per dag en verwerk in één keer een hele stapel = bulkverwerking.
- Bij Outlook kun je offline werken om te voorkomen dat mails maar blijven binnendruppelen.
- Stop met het nodeloos CC-en. Als je een CC gebruikt geef dan duidelijk bovenin de mail aan waarom je iemand in de CC zet.
- Maak afspraken met de collega’s dat je beleefde mailtjes zoals alleen ‘bedankt!’ achterweg laat.
- Stuur geen mails met meerdere mensen in het ‘To’ veld, zodat niemand weet wie de actie op pakt.
- Schrijf een compacte heldere mail in plaats van een lange vage mail die leidt tot veel onnodige reacties.
- Maak een afspraak over de respons tijd op een mail, bv één werkdag. Dat geeft meer rust bij het verwerken van mail. Het voordeel is tevens dat door deze responstijd er minder mail pong ontstaat.
