Skip to main content
Geen onderdeel van een categorieProductiviteit

#79 To check or not to check

By 13 juli 2020augustus 31st, 2021No Comments

Hoe bepaal je wanneer je mail checkt

Zo af en toe komt er een mail binnen die maakt dat er een atoombom in mijn hoofd af gaat. Bijvoorbeeld een ge├»rriteerde mail van een collega met veel verontwaardige ‘…!?’ aan het eind van een zin (ik moet zelf maar invullen hoeveel onrecht deze situatie oplevert…?!). Na zo’n mail is mijn focus nul. In mijn hoofd spinnen gedachten over de mail: direct terug mailen mailen met een vlammenwerper mail (vechten) of een ‘sorry het spijt het is mijn schuld’ mail (vluchten). Tijden waarop ik deze mails niet wil zien: in de ochtend (mijn productiefste deel van de dag naar de knoppen) of aan einde van de middag voor ik stop met werken (mijn avond en mogelijk mijn nachtrust naar de knoppen). Door schade en schande wijs geworden mijn ruleset voor het checken van mail (voor Whatsapp gaan zo ook aardig op):

Wanneer mail te checken

  • Bedenk wat je favoriete tijdstip van de dag is voor het checken van mail. Voor mij is dat net voor de lunch. Dan heb ik een productieve ochtend gehad. Mijn mentale weerbaarheid is groot. Ik heb de middag nog achter de hand om schade uit een zeikmail te repareren.
  • Niet mail checken First Thing in de ochtend. Zonde van je focus. Mijn gouden uren zijn in de ochtend. Als er ├ęcht iets dringends is bellen mensen wel. (JOMO in plaats van FOMO)
  • Niet mail checken net voor je stopt met werken. Anders stopt je hoofd niet met werken maar gaat rustig door met werk dat in mails voorbij kwam net voor je stopte.
  • Outlook in de offline modus zetten na het checken van mail zodat je wel rustig iets kan opzoeken in je mail zonder dat je nieuwe mail om je oren krijgt.
  • Niet checken als er nog een berg werk ligt die je nog moet verwerken: de berg wordt groter doordat er mail binnenkomt met nieuw werk.
  • Bedenkt dat je mail niet als ongelezen kan zetten in je hoofd (zoals dat in Outlook wel kan). Alles wat je leest neemt direct ruimte in op je RAM geheugen in je hoofd.

Achtergrond

Alle prikkels die je tot je neemt geven een reactie in je brein. Dus als je de keuze hebt om de instroom van deze prikkels slim te reguleren ben je wel gek als je het niet doet. E-mail is soms een full contact sport waarbij woorden hard binnenkomen. In sommige werkomgevingen waar ik gewerkt heb was mail een uitgelezen middel om koude oorlog te voeren met af en toe een lange afstandsraket met veel mensen in de cc. De zogenaamde Cover You Ass mails. Verschrikkelijk. Met goede zelfzorg kun je er voor kiezen wanneer je deze konijnen uit het hok haalt en ze alle kanten op springen. Choose wisley.

365 stapjes om productiviteit te verbeteren

Deze tip is onderdeel van de reeks 365 stapjes om 37 keer productiever te worden. Heb je hulp nodig bij het aanleren van nieuwe routines? Plan dan een belafspraak dan bespreken we hoe samen kunnen werken aan nieuw gedrag.

Job Baart de la Faille

Wohow! Je wil meer weten over mij? Lees hier verder

× Stuur een app