Productiviteit

#88 Starten met revolver stylo e-mails verwerking

By 16 september 2020oktober 17th, 2020No Comments

Het verwerken van E-mail duurt me altijd te lang. Het zou verboden moeten worden om e-mail te sturen met meer dan twee paragrafen. Daarnaast is het gehannes met knopjes van het e-mail programma een ding. Ik switch constant tussen toetsenbord en de muis. Dat switchen is irritant. Een drempeltje om het snel te doen. Regelmatig raak ik ook nog eens mails kwijt doordat ik ze per ongeluk naar het verkeerde mapje sleep. Dat kan beter. Ik heb mezelf aangeleerd om alle standaard functies van Outlook en Gmail met het toetsenbord te doen met een paar simpele shortcuts. Gevolg: het verwerken van mail wordt het wegschieten van mailtjes waarbij shortcuts de trekker zijn. Leuker en veel sneller.

Shortcuts in Gmail

Ondanks het web interface heeft Gmail shortcuts die heel makkelijk werken.

  • Zet de functie voor sneltoetsen aan: Instellingen > Sneltoetsen aan (halverwege de lange lijst instellingen of ‘ctrl’ + ‘f’ en zoek ‘Sneltoetsen’)
  • Als je de sneltoetsen hebt aangezet verschijnt er bij elke mail een blauw streepje voor de mail.

Nu kun je gebruiken:

  • Enter = Opent de mail met het blauwe streepje

Bij een geopende mail:

  • e‘ = archiveren (in het archief, NIET meer in een mapje)
  • r‘ = reply
  • f‘ = forward
  • ctrl’+ enter‘ = versturen e-mail! (trekker overhalen 😅)

Bij een volle inbox:

  • Met ‘x‘ kun je nu een mail selecteren door een vinkje voor een mail aan en uit zetten.
  • Selecteer nu meerdere mails met ‘x‘ (zoals statusmails of spam) die je in een keer wil archiveren en druk op ‘e‘ voor archiveren

Outlook

De shortcuts bij Outlook zijn makkelijk omdat ze deels hetzelfde zijn als andere windows applicaties.

Bij een geopende mail:

  • Backspace‘ = archiveren
  • ctrl‘ + ‘r‘ = reply
  • ctrl‘ + ‘f‘ = forward
  • ctrl + enter = versturen e-mail! (trekker overhalen 😅)

Bij een volle inbox:

  • Selecteer meerdere mails: ‘shift‘ + ‘Pijltje naar beneden‘ of ‘ctrl‘ + ‘click‘ om meerdere mail te selecteren
  • Backspace‘ is archiveren

365 stapjes om productiviteit te verbeteren

Deze tip is onderdeel van de reeks 365 stapjes om 37 keer productiever te worden.

Job Baart de la Faille

About Job Baart de la Faille

Wohow! Je wil meer weten over mij? Lees hier verder

Leave a Reply